Una cuenta por pagar en el balance de una empresa se presenta como un saldo acreedor. Surge de las operaciones de compra de bienes, gastos o servicios recibidos por la empresa. En resumen, son deudas pendientes que la empresa tiene con sus proveedores y acreedores.
Las cuentas por pagar se pueden dividir en dos tipos, según el tiempo disponible para saldar el pago: aquellas cuentas que se deben saldar en menos de 12 meses son las cuentas por pagar a corto plazo y aquellas a saldar a más de 12 meses son las cuentas para pagar a largo plazo.
El proceso comienza con la identificación de la necesidad de realizar una compra y el Solicitar múltiples presupuestos, elegir uno de ellos, emitir el pedido de compra correspondiente, validarlo y enviar al proveedor la confirmación del pedido. Una vez que se recibe el pedido, se debe proceder con la facturación: recibir la factura del proveedor, registrarla, gestionar el pago, liquidar la factura y finalizar con el registro del asiento contable correspondiente en el sistema.
Mantener las cuentas a pagar bien organizadas es fundamental para reflejar con precisión la situación contable de la empresa. Un inventario actualizado de todas las facturas registradas y su estado (por pagar, pendiente de registrar, por cobrar, etc.) es clave para una gestión eficaz de las cuentas a pagar en la empresa. Una forma eficiente de gestionar este proceso es mediante una automatización inteligente del proceso.
Las Cuentas por pagar abarcan una variedad de documentos: facturas, albaranes, órdenes de compra, recibos, entre otros. Estos documentos se generan desde el momento de la compra hasta el pago de la factura del proveedor.
El archivo de facturas en papel también es un problema, ya que consume tiempo y recursos. Buscar y rastrear una factura para determinar cuándo se pagó, aprobó o ingresó puede llevar horas o incluso días. Además, existe el riesgo de perder documentos en papel, lo que puede requerir la reposición de una copia de la factura, generando costes adicionales.
Para gestionar las cuentas por pagar de manera eficiente, es recomendable abandonar este modelo manual y pasar a su automatización, ya que las nuevas tecnologías hacen que procesar las órdenes de compra de forma automatizada sea mucho más productivo.
Aplicar la tecnología de automatización en las Cuentas por pagar es esencial para mejorar el control de los procesos financieros de una empresa. ¿Por qué? Porque elimina el uso del papel y proporciona total visibilidad y trazabilidad de cada factura de proveedor durante todo el proceso.
No obstante, no sólo el personal del departamento de cuentas por pagar se beneficiará de la automatización de estas tareas, sino que también impactará positivamente a toda la empresa. Desde los compañeros que necesitan la aprobación de artículos y pedidos para continuar con su trabajo, hasta los directores financieros que desean acceder a una mayor cantidad de datos para sus informes, existen varias ventajas significativas que las organizaciones pueden obtener al adoptar una gestión automatizada de las cuentas por pagar.
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